De kernwaarden voor de externe vertrouwenspersoon zijn:
- totale onafhankelijkheid en een geheel onafhankelijke instelling
- inlevingsvermogen en kennis van menselijke interactie
- goed kunnen luisteren
- door durven en kunnen vragen
- kennis en begrip voor en van de diverse culturele achtergronden
- communicatieve vaardigeden
- inzicht in eigen handelen
- laagdrempelig en deskundig
De resultaatgebieden van de externe vertrouwenspersoon zijn:
- Opvang: De vertrouwenspersoon vangt de medewerker op, luistert naar de klacht van de medewerker stelt de inhoud en wat de medewerker wil bereiken vast.
- Bemiddeling: Informeert het management en/of personeelszaken alleen over de klacht als de medewerker hiervoor toestemming heeft gegeven. De vertrouwenspersoon analyseert de klacht en zoekt samen met de medewerker naar de volgende stap in het creëren van een oplossing. Op verzoek van de medewerker kan de vertrouwenspersoon een bemiddelende rol tussen melder en management/personeelszaken spelen.
- Anonieme registratie: Registreert de werkzaamheden ten aanzien van opvang en bemiddeling. de vertrouwenspersoon registreert ook vertrouwelijk het resultaat en zijn/haar bevindingen bij de gemelde klacht. De vertrouwenspersoon brengt een volledig anoniem verslag uit bij het management van de organisatie. Op deze manier zijn de klachten goed (anoniem) gedocumenteerd en kunnen trends en tekortkomingen worden gesignaleerd.