De procedure bij een melding of klacht bij de externe vertrouwenspersoon is de volgende:
- De medewerker meldt zich rechtstreeks bij de vertrouwenspersoon (telefonisch of per mail) of de melding komt bij de vertrouwenspersoon binnen via een interne Speak Up service (web-based of telefonische dienst).
- Binnen uiterlijk drie dagen na melding vindt zo nodig een persoonlijk gesprek plaats. Het initiatief voor een gesprek gaat normaal gesproken uit van de melder.
- De vertrouwenspersoon gaat met de melder in gesprek op een locatie naar keuze (kan een neutrale locatie zijn).
- Afhankelijk van de soort melding kunnen vervolgens onder meer gesprekken met management en/of personeelszaken plaatsvinden om de mogelijkheden van een bevredigende oplossing te verkennen. Dit gebeurt alleen in overleg met de melder.
- Wanneer de melder zich niet kan vinden in de voorgestelde afhandeling van de melding door management en/of personeelszaken, kan een klacht worden ingediend bij de klachtencommissie. De vertrouwenspersoon kan helpen bij het formuleren van de klacht.
- De vertrouwenspersoon zal geen gesprekken aangaan met de vermoedelijke daders om de feiten te onderzoeken of te mediëren. Feitenonderzoek en Mediatie gebeurt enkel op aangeven van de klachtencommissie, Management of Personeelszaken van uw bedrijf en door de daartoe aangewezen personen, niet zijnde de vertrouwenspersoon die in eerste instantie betrokken is door de melder (dit vanwege de vertrouwenspositie van de vertrouwenspersoon t.o.v. de melder).
- De melding/klacht en de bijbehorende gesprekken zijn vertrouwelijk. Dat betekent dat de vertrouwenspersoon geen informatie deelt met de werkgever, de autoriteiten of anderen zonder toestemming van de melder, of (in geval van een misdrijf) zonder vooraf de melder daarvan op de hoogte te stellen.